Vous avez du pain sur la planche en tant qu’organisateur.

Vous avez besoin d’un endroit qui répond à votre budget, vos exigences et vos objectifs. Vous devez négocier des contrats avantageux pour toutes les parties, qui soutiennent vos politiques et protègent votre entreprise. Et vous devez le faire avec moins de temps, moins d’argent et moins de soutien que vous en avez.

Maintenant imaginez une équipe d’experts de l’industrie qui travaille en coulisse et gère les détails pour vous – pendant que vous vous penchez sur le résultat global. Votre travail ne serait-il pas beaucoup plus facile?

Chez Meeting Encore, nous savons que vous exigez plus qu’une solution « dates, tarifs et espace ». Vous avez besoin d’un conseiller de confiance qui collaborera avec vous tout au long du processus. Notre équipe d’experts chevronnés en gestion hôtelière et en événements, travaille avec vous et pour vous afin de :

Réaliser des économies

En faire plus avec moins est devenu la norme en affaires, et lorsque vous planifiez une rencontre ou un événement, le budget est toujours une préoccupation. Vous devez réussir un événement tout en préservant les ressources. Les coûts reliés au choix du site représentent souvent la part la plus importante de votre budget…, mais réserver un emplacement uniquement en se basant sur le prix signifie parfois que l’on doit sacrifier certaines exigences, certains objectifs ou l’impact global.

En tant que partenaire stratégique, Meeting Encore vous fait bénéficier de la force de son pouvoir d’achat. Parce que nous connaissons les bons emplacements et avons un réseau des meilleurs fournisseurs à portée de main, nous pouvons négocier une entente qui correspond à vos besoins, vos objectifs et votre budget. Et parce que nous sommes payés par le fournisseur que vous choisissez, il ne vous en coûte pas un sou.

Alléger votre charge de travail

La coordination du budget, la détermination des objectifs et des exigences, le marketing, l’organisation de l’inscription… la sélection des fournisseurs et de l’emplacement pour y tenir votre réunion ou événement ne sont qu’une infime partie d’une tâche colossale qui peut rapidement devenir en elle-même un projet. Il est difficile de savoir par où commencer!

Avec l’équipe de Meeting Encore derrière les coulisses, vous pouvez vous concentrer sur les aspects les plus importants. Nos professionnels de l’industrie rédigeront les appels d’offres et verrons à la gestion des courriels et des appels téléphoniques. Dès que les emplacements potentiels auront été trouvés, nous vous présenterons une proposition claire et complète pour chacun – vous n’aurez qu’à choisir une de ces propositions. 

Atténuer les risques

Nos clients n’ont pas tous l’expérience du milieu hôtelier. Lorsque vous cherchez des sites, vous devez comprendre et négocier des contrats avec les délégués commerciaux d’hôtel. Cette étape prend beaucoup de temps, et si vous ne savez pas quelles questions poser ou quels détails sont importants, cela peut vous exposer à un risque. 

Quand vous vous associez à Meeting Encore, vous y trouvez des partenaires comptant 25 ans d’expérience en milieu hôtelier et en relations d’affaires dans l’industrie de l’événementiel. Nous parlons couramment le langage hôtelier. Nous savons lire les moindres détails, gérer les conversations avec les représentants hôteliers, et obtenir des résultats où chacun y trouve son compte. Que nous vous obtenions de meilleures conditions d’annulation ou que nous intervenions pour régler un problème majeur de prestation de service, vous aurez l’esprit tranquille en sachant que votre dossier entier sera pris en charge auprès des gestionnaires du site – du début à la fin.

Tout commence par une conversation...

Conférence d‘envergure? Petite réunion? Communiquez avec nous pour nous fournir quelques détails. Nous aurons une vraie conversation au sujet de vos exigences, vos objectifs, et comment nous vous aiderons à trouver l’emplacement idéal, aux bonnes conditions et au bon prix.